Die Bewilligung von EU-Finanzhilfen erfolgt nach den Grundsätzen der Transparenz, Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung. Im Rahmen dieser Grundsätze wurden verschiedene Kriterien festgelegt, um ein transparentes Auswahlverfahren sicherzustellen:

Förderfähigkeitskriterien, Ausschlusskriterien, Auswahlkriterien und Ver­gabe­kriterien.

Während des Auswahlverfahrens können keine Informationen über das Ergebnis einzelner Anträge ausgegeben werden. Die Vorschläge werden anhand eines all­gemeinen Verfahrens bewertet, das die folgenden Schritte umfasst:

Förderfähigkeitskriterien

Die Vorschläge werden zuerst dahingehend bewertet, ob sie die allgemeinen sowie spezifischen Förderfähigkeitskriterien des Programms für den jeweiligen Aktionsbereich vollständig erfüllen. Wenn eine der aufgeführten Bedingungen bis zum Ende der für die Einreichung von Vorschlägen festgesetzten Frist nicht erfüllt ist, wird der Antrag als nicht förderfähig betrachtet und aus dem Auswahlverfahren ausgeschlossen.

Die Exekutivagentur behält sich das Recht vor, unvollständige Vor­schläge abzulehnen.

Ausschlusskriterien

Neben dem zu erbringenden Nachweis, dass der Rechtsstatus des Antragstellers förderfähig ist, müssen Antragsteller belegen, dass sie sich in keiner der in Art. 93 Abs. 1, Art. 94 und Art. 96 Abs. 2 a der Haushaltsordnung für den EU-Gesamthaushaltsplan aufgeführten Situationen befinden.

Auswahlkriterien

Vorschläge, die die Förderfähigkeits- und Ausschlusskriterien erfüllen, werden einer ausführlicheren Bewertung auf Grundlage der operativen und finanziellen Leistungsfähigkeit der Antragsteller unterzogen.

Wenn die beantragte EU-Finanzhilfe mehr als 500.000 EUR beträgt, muss dem Antrag ein von einem zugelassenen und unabhängigen externen Buchprüfer erstellter Prüfbericht zur Bescheinigung der Bilanz des letzten verfügbaren Geschäftsjahres (nicht älter als 18 Monate) beigefügt werden. Dies gilt nur für die Bilanz des Antragstellers (des Koordinators).

Vergabekriterien

Die Vergabekriterien bilden die Grundlage für die Bewertung der künstlerischen und kulturellen Qualität der Vorschläge.  Anträge, die die formale Prüfung bestanden haben, werden von einem Bewertungsausschuss beurteilt. Dieser besteht aus Bediensteten der EU-Kommission und der Exekutivagentur, die von unabhängigen Sachverständigen/Experten aus den förderfähigen Ländern unterstützt werden. Jeder Antrag wird durch zwei dieser unabhängige Experten durch Punktvergabe bewertet. Der Bewertungsausschuss spricht auf dieser Grundlage eine Empfehlung für die Verteilung der Finanzhilfen aus. Er schlägt eine Liste von Organisationen oder Projekten vor, die sich durch die erreichte Punktzahl für eine Finanzhilfebewilligung qualifiziert haben.

Bei den mehrjährigen Kooperationen und den Drittstaatenprojekten (1.1 und 1.3.5) greift das Kodezisionsverfahren, d.h. die Vorschlagsliste wird dem Programmausschuss, der aus Vertretern der teilnehmenden Länder besteht, zur Stellungnahme vorgelegt und danach an den Kulturausschuss des Europäische Parlaments für die Ausübung seines Überwachungsrechts übermittelt. In allen anderen Förderbereichen werden Programmausschuss und Europäisches Parlament lediglich informiert.

Abschluss des Auswahlverfahrens

Das Auswahlverfahren ist erst nach Abschluss des oben genannten Verfahrens beendet; danach kann die Liste der für die Kofinanzierung ausgewählten Vor­schläge veröffentlicht werden. Die förderfähigen Vor­schläge mit den höchsten Punktzahlen erhalten Finanzhilfen bis zur Ausschöpfung der verfügbaren Mittel. Die ausgewählten Antragsteller erhalten eine Finanzhilfe-vereinbarung/-entscheidung, in der der Betrag der bewilligten EU-Finanzhilfe angegeben wird und die Bedingungen, unter denen die Finanzhilfe bewilligt wird.

Die Liste der ausgewählten Vorschläge wird auf der Website der Exekutivagentur veröffentlicht. Alle nicht erfolgreichen Antragsteller erhalten ein Schreiben mit der Punktzahl ihres Vorschlags und den Gründen, aus denen ihr Antrag nicht ausgewählt wurde.